Το e-hoarding δεν είναι υγιές

Της Marsha Egan, InboxDetox.com

Υπέρ: Μην γεμίζετε σκουπίδια την ηλεκτρονική σας αυλή
Ορισμένοι δεν αντιλαμβάνονται τη σοβαρότητα του λεγόμενου e-hoarding, του αποθησαυρισμού τεράστιων όγκων κυρίως άχρηστων ηλεκτρονικών πληροφοριών. Κατά τη γνώμη μου, θα ...

πρέπει να δουν το πρόβλημα στις πραγματικές του διαστάσεις.

Σήμερα είναι πιο εύκολο από ποτέ να συσσωρεύουμε πληροφορίες. Τα e-mails ταξιδεύουν από τη μια άκρη του κόσμου στην άλλη σε μερικά εκατοστά του δευτερολέπτου. Ο μέσος εργαζόμενος στέλνει και λαμβάνει πάνω από εκατό μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου την ημέρα. Πώς είναι δυνατόν να είναι υγιές το e-hoarding; Μήπως άραγε είναι υγιής και η ακαταστασία; Ή το χάος;

Η έλλειψη τάξης που προκαλεί η ακατάσχετη συσσώρευση ηλεκτρονικών πληροφοριών είναι όχι μόνο δαπανηρή αλλά και ψυχοφθόρα. Έχουμε την ίδια ικανότητα αφομοίωσης δεδομένων που είχαν και οι πρόγονοί μας, όμως ο όγκος των πληροφοριών που εισβάλλουν σήμερα στη ζωή μας αυξάνεται εκθετικά.

Σύμφωνα με την ερευνητική εταιρεία Basex, η υπερφόρτωση δεδομένων κοστίζει στην αμερικανική οικονομία τουλάχιστον $900 δισ. το χρόνο, λόγω πτώσης της παραγωγικότητας και μείωσης της καινοτομίας. Ο χρόνος εκτέλεσης μιας εργασίας αυξάνεται, ενώ παράλληλα εντείνεται το στρες.

Σύμφωνα με μια πρόσφατη δημοσκόπηση της Radicati Group, εταιρείας ερευνών στην αγορά τεχνολογίας, «ο μέσος χρήστης e-mail μιας επιχείρησης στέλνει και λαμβάνει περίπου 105 μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου την ημέρα». Η επεξεργασία, η ταξινόμηση και η αποθήκευση όλων αυτών των μηνυμάτων δεν είναι καθόλου αμελητέα δουλειά. Το ξεκαθάρισμα των παλιών e-mails και οι ανασκαφές στα inbox μας λες και ψάχνουμε το Άγιο Δισκοπότηρο κλέβουν ώρες από την καθημερινότητά μας.

Εκτός αυτού, το να πρέπει κανείς να ψάξει ανάμεσα σε αναρίθμητα e-mails για να βεβαιωθεί ότι δεν έχει αφήσει κάποιο αναπάντητο προκαλεί σημαντικό άγχος.

Η ουσία του ζητήματος είναι η εξής: όσο πιο πολλά πράγματα φυλάτε, τόσο περισσότερο πρέπει να ψάχνετε και να ξεσκαρτάρετε. Όσο πιο ανοργάνωτοι είστε, τόσο περισσότερο χρόνο θα σπαταλάτε και αντίστοιχα θα εντείνεται και το άγχος σας.

Βάλτε σε μια τάξη την ηλεκτρονική σας αλληλογραφία, πετάξτε στα ηλεκτρονικά σκουπίδια ό,τι δεν χρειάζεστε και επικεντρωθείτε σε αυτά που πραγματικά έχουν σημασία.

Κατά: Γιατί να πετάξεις κάτι που δεν πιάνει χώρο;

Του John Waller, X1 Technologies

Στις μέρες μας, όπου η υπολογιστική ισχύς συνεχώς αυξάνεται και το κόστος αποθήκευσης αντίστοιχα μειώνεται διαρκώς, τι πειράζει αν αγνοούμε το κουμπί της διαγραφής; Το θέμα δεν είναι ο όγκος των αποθηκευμένων πληροφοριών. Το παν είναι η ευρεσιμότητα. Αν μπορεί κανείς να βρει αμέσως αυτό που ψάχνει, ο συνολικός όγκος των αποθηκευμένων δεδομένων δεν έχει σημασία.

Θα μπορούσαμε να δούμε το ζήτημα σε αναλογία με το διαδίκτυο. Το ίντερνετ συνεχίζει να αυξάνεται εκθετικά, αλλά αυτό δεν προκαλεί ανησυχία, ακριβώς γιατί η Google έλυσε το πρόβλημα της δυνατότητας εύρεσης. Κανένας δεν εύχεται να είχε λιγότερες ιστοσελίδες το ίντερνετ. Αυτό που μας ενδιαφέρει είναι να βρίσκουμε τη σωστή σελίδα στο λιγότερο δυνατό χρόνο. Όσο και να οργανώνουμε τους ηλεκτρονικούς μας σελιδοδείκτες, ο συντομότερος δρόμος για την καλύτερη απάντηση παραμένει η αναζήτηση στο Google.

Οι πιο εντατικοί χρήστες e-mail βλέπουν 200 με 300 ηλεκτρονικά μηνύματα την ημέρα. Αν υπολογίσουμε τα έγγραφα, τα λογιστικά φύλλα και τις παρουσιάσεις, ο αριθμός των εισερχόμενων πληροφοριών διογκώνεται ακόμη περισσότερο. Πώς μπορεί να ξέρει ένας εργαζόμενος ότι κάτι από όλα αυτά δεν θα αποδειχτεί πολύτιμο μήνες ή ακόμη και χρόνια αργότερα;

Όσο οι επιχειρήσεις συνεχίζουν να χρησιμοποιούν το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ως κύριο μέσο εταιρικής επικοινωνίας, η διατήρηση του ψηφιακού ίχνους των συνομιλιών και των εγγράφων είναι κρίσιμης σημασίας, καθιστώντας τη διαγραφή τους μια όλο και πιο ανεύθυνη ενέργεια. Το κλειδί είναι η ανευρεσιμότητα. Με τα σημερινά εντυπωσιακά εργαλεία ανεύρεσης και ανάκτησης ηλεκτρονικών μηνυμάτων και προσωπικών αρχείων, ουσιαστικά μπορούμε να έχουμε πρόσβαση σε οποιαδήποτε ψηφιακή πληροφορία με το πάτημα μερικών πλήκτρων.

Οι γνώμες και τα συμπεράσματα που εκφράζονται στο Debate Room δεν αντιπροσωπεύουν απαραίτητα τις απόψεις του Bloomberg BusinessWeek, του BusinessWeek.com, ή του Bloomberg LP.

Πηγή : capital.gr , αποκλειστική συνεργασία με http://www.businessweek.com